Lean implementatie bij railvervoerder

Het was een hobbelige weg maar door focus, actiegerichtheid en aandacht voor de inhoud en mens is het geslaagd.

Bij 1 van de grootste railvervoerders in de randstad bleven de prestaties in het onderhoudsproces van trams steken op een bepaald niveau. Het verder verbeteren van de doorlooptijden, kwaliteit en waardetoevoegend werken was echter noodzakelijk omdat de financiële ondersteuning vanuit het rijk in een aantal jaren verder werd afgebouwd. Kortom, de nut en noodzaak was duidelijk: het arbeidsrendement moest omhoog en de kosten omlaag zonder dat dit negatieve effecten heeft voor de dienstverlening aan reizigers.

VOAA is gevraagd om een Lean aanpak op te stellen en gezamenlijk uit te rollen die is gebaseerd op het geldende strategisch plan en route voor de periode 2017-2022. 

Samen met het verantwoordelijk operationeel management is de doorvertaling gemaakt en een Lean aanpak opgesteld. De aanpak was verdeeld in een drietal fases. Fase 1 was gericht op de basis op orde brengen. Fase 2 was gericht op verbeteren van de eigen standaarden en fase 3 op continu verbeteren in de gehele waardeketen.

In de eerste fase, ‘De basis op orde’, zijn de werkplekken aangepakt met Lean 5S met als doel de werkplekken te standaardiseren. De teams hadden dit in het verleden reeds gedaan maar de borging was niet optimaal verlopen. Aan de hand van diverse metingen en input van medewerkers  is de indirecte tijd verlaagd door verbruiksartikelen dichter bij de werkplekken te brengen en het aantal keren lopen naar het magazijn te minimaliseren. Samen met de productieplanners is ingezoomd op de wijze van plannen en voorbereiden van het werk. Door diverse verbetermaatregelen zijn diverse verspillingen zoals wachttijd en omsteltijden fors ingekort. Simpelweg door de planning beter in balans te brengen en het voorwerk beter aan te laten sluiten. In samenwerking met de operationele leiding is het jaarbudget en jaarplan doorvertaald naar stuurindicatoren op dag en weekbasis. De aansluiting was nog onvoldoende gemaakt waardoor budgetissues te laat werden onderkend. De nieuwe manier van sturing gaf duidelijk meer rust in de organisatie en een beter middel in handen om sneller en gerichter bij te sturen. De diverse verbeteracties in Fase 1 hebben geresulteerd in een verbetering van de directe tijd (waardetoevoegde tijd) van 15%.

In Fase 2 is gestart met een Kaizen event van 1 week met deelnemers van betrokkenen in de waardeketen van het onderhoudsproces. De scope van een onderhoudsbeurt met de hoogste frequentie in 1 jaar. Monteurs, planners, teamleiders, engineers zijn onder begeleiding van de Lean specialist van VOAA het huidige proces in kaart gaan brengen aan de hand van een brownpaper sessie (Value stream mapping). Vanuit deze kaizen zijn quick wins gegenereerd en middellange en langere termijn verbeterprojecten. Een voorbeeld van een langere termijn verbeteractie was het herinrichten van de beurt waardoor deze effectiever en efficiënter uitgevoerd kunnen worden en het voertuig langer ingezet kan worden in de dienstregeling en correctief onderhoud zoveel als mogelijk wordt voorkomen. Om dit te kunnen bereiken hebben engineers en monteurs de FMEA aanpak gebruikt. Een techniek waarbij systematisch gekeken wordt naar o.a. de impact en frequentie van storingen.

Vanuit VOAA is een train de trainer concept toegepast waardoor de eigen organisatie de Lean aanpak en het continu verbeteren meer en meer zelfstandig kon uitvoeren. Diverse medewerkers zijn getraind in Lean Yellow Belt en Lean Green Belt om zodoende voldoende Lean kennis te borgen. Tevens is een programma manager aan de slag gegaan om de vele verbeterinitiatieven gestroomlijnd op te pakken en te realiseren. Aan de hand van scrum werd wekelijks met het managementteam de voortgang besproken en waar nodig interventies gepleegd. Inmiddels is fase 3 aangebroken en pakt de organisatie zelfstandig de Lean verbeteracties en projecten op. De Lean specialist van VOAA kijkt terug op een geslaagde Lean implementatie die in de praktijk op een hobbelige weg is gelopen maar door focus, actiegerichtheid en een aanpak op de hardware  (tools en technieken) en software (de mensen) geslaagd. 

Voor verdere informatie en achtergronden kunt u contact opnemen met Mark van den Eng van VOAA. 0610038616.